Depender de um controle manual ou com base em planilhas de dados pode estar acarretando em muitos mais prejuízos para a sua gestão do que você imagina e um Software de Controle de Estoque pode ser a solução ideal para o seu negócio.

Os profissionais que trabalham com gestão de estoques precisam lidar todos os dias com temas como just in time, giro de estoque, sazonalidade, warehouse, entre outros com muita frequência gigantesca. Mesmo para quem não conhece a fundo o assunto dá para notar que controlar tudo isso não é uma tarefa fácil, não é verdade?!

Pouco tempo atrás, antes da informatização dos almoxarifados, esse trabalho era ainda mais complicado. A única opção para fazer o controle de estoques nessa época implicava em pilhas de fichas de movimentações e arquivos gigantescos. E mesmo com os avanços da tecnologia, ainda atualmente há empresas que utilizam essas fichas ou se utilizem apenas de planilhas de dados para organizar seus estoques.

Mas quais as desvantagens de não utilizar um software de controle de estoque?

Além de depender de um controle muito manual, ou seja, que demanda tempo dos funcionários envolvidos, a gestão fica muito vulnerável e trabalhosa, o que deixa para trás a parte estratégica da engrenagem.

Tempos modernos requerem soluções modernas, e devemos nos apoiar na tecnologia para facilitar as diversas tarefas que envolvem o controle de estoque. Por isso, o investimento em um software especializado é de suma importância e vai muito além de controlar o saldo de estoques, pois ele atua na gestão, ajuda a melhorar processos e facilita a integração entre os participantes.

Por isso, para deixar claro todas essas vantagens, neste artigo listamos os principais motivos para se investir em um software de controle de estoque para a sua empresa. Vamos conferir?

1. Informações Centralizadas e de Fácil Acesso

Com o uso de um sistema de controle de estoque todas as informações ficarão em uma área comum de fácil acesso a todos os usuários. Alguns sistemas contam com um Dashboard (painel de controle) logo na abertura da ferramenta, o que permite uma visão geral e fácil identificação de pendências e processos que requerem alguma atenção especial por parte dos gestores. A possibilidade de ter uma solução online e responsiva, ou seja, que permita uma experiência de utilização fácil em qualquer tipo de dispositivo, também deve ser considerada no momento de aquisição.

A integração de toda a equipe, independente de ser alguém atuante ou não no controle dos itens, é essencial para a eficácia de uma boa gestão de estoque. Soluções que centralizam os dados em uma única aplicação facilitam muito a agilidade e acompanhamento de perto do fluxo de movimentações de itens.

Os sistemas de controle de estoque e compras da OTK contam com informações simplificada em um único Dashboard, que centraliza todos os passos dos produtos no almoxarifado, além de contar com recursos como a central de notificações, disparos de e-mail e rotinas de validação e aprovação, com eles nenhuma tarefa fica pendente.

2. Redução de Custos na Compra de Suprimentos

Com o controle correto do estoque, podemos reduzir em mais de 10% os gastos desnecessários com compras de suprimentos. Um sistema de gestão de compras e estoque facilita a definição do giro de estoque, pois a própria ferramenta avisa o ponto de compra e auxilie na definição do limite máximo de unidades a serem compradas.

Este procedimento é fundamental para evitar transtornos na fabricação ou execução de serviços e evitar o atraso na entrega da venda e desequilibrar o fluxo de caixa.

Essa gestão mais adequada ao padrão Just in Time permite o controle correto da demanda, investindo somente o que for necessário na compra do produto e assim evitando imobilização de capital desnecessariamente. Ou seja, a compra será realizada na quantidade adequada ao consumo e respeitando o limite estabelecido como o estoque máximo.

3. Integração Entre Colaboradores e Áreas da Empresa

O processo de gestão de compras e estoque geralmente possui a participação de vários colaboradores, entre eles: requisitantes (responsáveis por cada setor da empresa), aprovadores (gestores, supervisores e diretores) e compradores.

Um software de gestão de estoque melhora a comunicação e integração entre todas essas pessoas e até mesmo com áreas diferentes da empresa. Por manter todas as informações centralizadas numa uma única ferramenta, todos os envolvidos têm acesso a dados confiáveis e atualizados sobre os processos que estão envolvidos.

Dentro do software é possível configurar o nível de acesso de cada colaborador. Assim, cada usuário tem um acesso diferenciado no sistema, focando apenas em suas próprias responsabilidades.

Nos softwares da OTK é muito fácil criar uma hierarquia de permissões. Basta configurar no menu do sistema o nível de aprovação de cada colaborador, o limite de competência dos valores que cada gestor ou supervisor poderá aprovar. Para usuários que são simplesmente solicitantes ou requisitantes de cada setor da empresa estas permissões podem ser inibidas. É possível ainda bloquear a edição de informações para determinados usuários.

4. Redução das Perdas por Controle de Validade ou Motivos Desconhecidos

Um software de estoque permite o controle de número de série ou identificação de lote de itens. Na prática, isso significa um monitoramento mais fiel para itens que necessitam de acompanhamento de validade, lote de fabricação ou até mesmo para identificação rápida de itens em garantia ou que precisam de um acompanhamento individualizado.

5. Aumento da Produtividade da Equipe e Diminuição de Erros

Com uma comunicação integrada a um sistema, o ciclo de movimentações de itens tende a ser muito mais simples e dinâmico. Assim, com o apoio da tecnologia é possível diminuir o SLA da equipe de compras e estoque, pois os colaboradores envolvidos ficam mais seguros em utilizar somente a quantidade certa e no momento certo. Isso garante a diminuição no tempo de resposta e melhoria na qualidade de cada compra, o que resulta em redução de custos com as compras, de manutenção do estoque, perdas e etc.

Assim, as soluções informatizadas possibilitam um fluxo de informações seguras e precisas que aumentam a produtividade da equipe como um todo. Todos os processos são iniciados por uma única demanda, e cada passo que segue pode ser facilmente rastreado, o que facilita o trabalho de todos os colaboradores envolvidos. Por exemplo, uma solicitação de compra cadastrada gera uma demanda ao setor que a atenderá, o qual devolve assim que o serviço estiver finalizado. Nada se perde, nem as informações e nem o tempo preciosos de cada stakeholder.

6. Relatórios Completos e Detalhados

Até aqui vimos como um sistema de controle de estoque pode melhorar o fluxo operacional, mas o que um gestor precisa ver é o resultado de toda a engrenagem, ou seja, dados como o tempo de resposta da equipe, fornecedores, custo do estoque, e assim por diante. Num controle manual, isso implica em planilhas, planilhas e mais planilhas. Já empresas que possuem um sistema especializado tendem a ter esses resultados de forma mais simples e rápida, permitindo tomadas de decisões mais certeiras e reduzindo drasticamente a possibilidade de erros.

Com o uso de um sistema de gestão especializado você não precisa de várias planilhas de controle para se chegar a um resultado comum. No próprio software é possível gerar relatórios completos e com informações atualizadas e confiáveis.

7. Otimização da Gestão de Estoque

O controle de estoque vai muito além de “não deixar o produto faltar”. Quando se consegue trazer o controle de itens para o grupo de itens estratégicos da corporação, o gestor começa a querer entender cada material, se é um item chave, se tenho que ter uma margem de segurança, se meus fornecedores estão engajados com minha estratégia, e assim por diante.

Ao adotar um software especializado e completo para a gestão de estoques, cada profissional de sua empresa se concentrar somente naquilo que é de sua responsabilidade. Ou seja, quem é do operacional, terá um fluxo simples e dinâmico, para que o todos sejam atendidos com a máxima agilidade possível e á quem é da estratégia terá em mãos dados confiáveis e atualizados sempre que precisar, para se preocupar apenas com a implementação do Just in Time, o controle de custo médio, da curva ABC dentre outros controles. Isso torna a gestão de estoques mais simples, eficiente e possibilita que ela seja constantemente otimizada para atender as demandas da sua empresa.

Agora é com você!

Agora você já conhece todos os motivos para se adotar um software de controle de estoque, porque não experimentar uma solução completa que atenda as necessidades da sua empresa?

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Quer contratar uma solução mas não sabe por onde começar a sua avaliação? Aproveite para conferir nosso artigo Sistema de Controle de Estoque: 12 Perguntas para Fazer Antes de Escolher.

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