Uma implantação de Software de Gestão Empresarial pode se transformar em um verdadeiro pesadelo se for feita só em função do preço, atributos técnicos e funcionalidades do sistema. Os principais pontos a considerar para evitar complicações são:

1. A Empresa (Fornecedor) e as Pessoas que Trabalham na Empresa;

2. Seleção do Software;

3. Implantação do Software;

4. Serviço de Suporte e Manutenção do Sistema;

Por desconhecer o assunto, muitos gestores ficam preocupados e dão importância demais aos aspectos técnicos como linguagem de programação, banco de dados, tecnologia empregada, etc. Exceto em situações específicas, a parte técnica do sistema pode ser avaliada facilmente com a ajuda de um especialista e, na verdade, são os restantes dos aspectos que precisam ser analisados com maior cuidado pelo gestor.

1. A Empresa (Fornecedor) e as Pessoas que Trabalham na Empresa

A gestão de uma empresa é feita por pessoas.

Por mais que o sistema seja bom, precisa ser operado por usuários. Não serve para muita coisa comprar um carro de F1 se não tiver habilidade para pilotar ou se sua necessidade for para transportar uma carga.

Cada negócio, cada empresa tem a sua forma de trabalhar. Peculiaridades que dão a vantagem competitiva sobre os concorrentes. São os funcionários que conhecem a forma de operar e viabilizar a execução. São habilidades e valores culturais da empresa que precisam ser mantidos.

2. Seleção do Software de Gestão Empresarial

Para encontrar alguma coisa é preciso saber o que procurar.

A primeira coisa a fazer é elaborar uma lista das funcionalidades requeridas pelo negócio. Classificar estas funcionalidades em: indispensáveis, requeridas e adaptáveis.

É preciso focar nas necessidades reais e atuais da empresa. Um dos erros comuns é dar importância demais às tecnologias de última geração, modismos da área de tecnologia ou necessidades futuras. Porém, se essas coisas não agregarem um resultado prático, é pagar para não usar os recursos tecnológicos.

Com a lista das funcionalidades na mente, fazer uma pré-seleção. Solicitar as demonstrações dos sistemas pré-qualificados. Pontuar as funcionalidades listadas para poder comparar objetivamente os sistemas. Testar o sistema antes de concluir o negócio. Verificar se há necessidade de customizações e desenvolvimento específico.

Visitar e conhecer o fornecedor e clientes do sistema. Um dos itens dos mais importantes é analisar o fornecedor.

Sistema integrado é muito diferente de um produto que compra e sai usando até estragar. Ter em mente que irá relacionar com o fornecedor não com o produto. Necessitará do serviço de suporte e manutenção para continuar operando por muitos anos.

Aqui na OTK Sistemas, temos uma grande preocupação em buscar atender as necessidades e expectativas dos clientes. Para isso, são realizadas reuniões frequentemente e um planejamento detalhado sobre as customizações no sistema, focado em atender as demandas específicas que cada segmento e empresa possuem.

Qualquer que seja o seu fornecedor de sistema, é fundamental levar em conta esses aspectos e sempre pensar no relacionamento a longo prazo, considerando a capacidade do desenvolvedor de adaptar e acompanhar o crescimento da sua empresa.

3. Implantação do Software de Gestão Empresarial

Os insucessos na implantação de um ERP acontecem em sua maioria nesta etapa. A causa inicial está no processo de seleção: só em função do preço e atributos técnicos do sistema. O ERP não é produto final, precisa ser configurado, adaptado para funcionar de acordo com as necessidades. A empresa não conhece o sistema da mesma forma que o fornecedor não conhece a empresa.

O processo de implantação só acontecerá com a participação ativa das pessoas: gestores da empresa, funcionários e o consultor de implantação do sistema.

É quando surgem os problemas de comunicação empresa x funcionários x consultor de implantação. A falta de sintonia acontece porque os gestores não participam ativamente da implantação, das mudanças internas e não tomam conhecimento da falta de preparo dos usuários para trabalhar com um sistema.

4. Serviço de Suporte e Manutenção do Sistema

Foi comprovado em pesquisa que as empresas que implantam um sistema pela primeira vez só dão importância ao preço, qualidades e atributos técnicos do sistema. Ignoram completamente o fornecedor do sistema. Tratam o sistema com se fosse um veículo que compra e sai dirigindo da loja.

O ERP será operado por vários funcionários e departamentos. Estas pessoas necessitarão do serviço de suporte e manutenção devido a mudanças fiscais, novas leis, novos produtos, política de comercialização, novos negócios e crescimento da empresa, que requer maior velocidade e rapidez no processamento.

O investimento no sistema integrado deve ser tratado com a visão no longo prazo. É para uma parceria de vários anos com o fornecedor do sistema.

O software precisa evoluir em função da tecnologia, mercado, crescimento da empresa, novos negócios, etc. Sem isso, o sistema fica obsoleto em pouco tempo e é preciso comprar um novo sistema  – e pior, implantar tudo novamente.

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