Investir em um Software ERP para pequenas empresas é a principal maneira que os empresários encontram para dar continuidade ao crescimento do negócio quando ele atinge uma fase que é inviável fazer o controle sem uma ferramenta de gestão.

Mas, como identificar qual o momento correto para implantação do ERP? Porque é necessário esse investimento?

Continue lendo este artigo para entender as dificuldade e necessidades de implantar um ERP em empresas de pequeno e médio porte.

Fase Inicial: Empreendedor no centro dos processos e informações

Na fase inicial de um empreendimento os fundadores das empresas em geral participam ativamente e acompanham de perto o processo produtivo. Toda energia do empreendedor é canalizada para fazer o negócio sobreviver e decolar.

Porém, o maior desafio é fazer a transição do pequeno negócio para uma pequena empresa.

Nesta fase o empreendedor também precisa deixar de ser executor e passar a ser o gestor. Para ser o administrador da empresa ele precisa delegar as tarefas operacionais. Mas, como delegar as tarefas sem perda de agilidade, qualidade e ter uma visão de tudo que está acontecendo?

2ª Fase: Aumenta o volume de informações, aumentam os processos descentralizados

Passada a fase inicial o volume de transações cresce, aumenta o número de pessoas envolvidas no processo e, consequente, a departamentalização. Surgem os primeiros sinais da desorganização: erros, descontinuidade do fluxo de trabalho, baixa produtividade, perda de qualidade, retrabalhos, desperdícios materiais, aumento de custo e atrasos.

Se a situação continuar por muito tempo vira um caos, que fará a empresa fazer parte da estatística dos 80% de empresas que fecham antes de completar 5 anos de vida.

A solução está na integração dos departamentos, padronização de processos para que o fluxo operacional seja contínuo e evitar perda de tempo, mão de obra e material.

São os primeiros indicativos da necessidade de um Sistema de Gestão Integrado. O software ERP para pequenas empresas é uma ferramenta que pode ajudar a solucionar estes problemas e organizar os processos. Portanto não é uma “despesa” administrativa, mas um investimento para alavancar o crescimento organizado.

Porque o ERP pode solucionar o problema da falta de integração entre as áreas?

No início, a centralização das informações acontecia naturalmente na cabeça do empreendedor.
Com o crescimento da empresa e departamentalização, cada setor começa a implantar seus controles em planilhas ou sistema específico para resolver o seu problema. De certa forma cada departamento passa a ser um centro de decisão. É a principal causa da desorganização.

Tudo funciona organizado se tiver um centro como os planetas. Pense que cada departamento é um planeta. Imagine se cada planeta movimentasse para qualquer direção. Seria um caos, uma bagunça geral como acontece em algumas empresas.

Para organizar é preciso agrupar os departamentos. O sistema de gestão integrado faz esta centralização, por isso, o software ERP para pequenas empresas é uma ferramenta de gestão empresarial.

O que levar em conta para a escolher do fornecedor do ERP

Principalmente nas empresas de pequeno e médio porte, a primeira dificuldade é a tomada da decisão de implantar o sistema ERP. A preocupação é o custo da aquisição e implantação. Atualmente, existem ERPs com preços bem acessíveis.

O importante é analisar o custo-benefício e tratar a questão como um investimento que irá fazer crescer os negócios.

É importante não focar somente no preço do sistema ERP.
É um mercado onde o preço varia de um a um milhão. Evidentemente não existe milagre, portanto, o barato pode sair caro. Os quesitos mais importantes não são apenas o preço, qualidade e a tecnologia.

É preciso ter em mente que é uma parceria de longo prazo.
A seleção correta do fornecedor do sistema de gestão integrado é muito importante. Investir em um ERP que ficará desatualizado e sem suporte, o que o tornará inutilizável em um prazo de tempo curto, é jogar dinheiro fora.

Desafios na Implantação de um Software ERP para pequenas Empresas

A fase mais crítica é na implantação do sistema de gestão. Os quesitos que dificultam a implantação de um ERP vão desde a falta de recursos humanos e estrutura de TI a fatores culturais e organizacionais, dificuldade em promover mudanças de rotinas e padronização de procedimentos operacionais.

Um dos principais desafios nesta fase é encontrar o tempo para que os diretores, líderes e funcionários possam participar do processo de implantação do sistema. Cuidar do dia a dia da empresa e ter disposição para promover as mudanças é fundamental para o sucesso da implantação do sistema ERP.

Apesar de todas as dificuldades, as empresas que conseguiram implantar o sistema de gestão integrado tem obtido muitos benefícios e vantagens competitivas no mercado. Desta forma, vale a pena um pouco de sacrifício, dedicação e determinação para tocar o projeto adiante.

Os retornos obtidos pelas empresas que já passaram por isto comprovam a importância e necessidade de um ERP nas pequenas empresas.

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