Sua empresa está pronta para o trabalho remoto? Veja esta e outras vantagens que um software de gestão em nuvem oferece, mesmo em cenários de crise.

Os sistemas de gestão empresarial, também conhecidos como ERPs,  não são apenas softwares. Na verdade, são soluções que podem ser usadas para ajudar a expandir os negócios de forma lucrativa e rentável, oferecendo ferramentas que propiciam dados precisos da companhia, conduzindo gestores em tomadas de decisões mais inteligentes e eficazes para atender às demandas do mercado e para permanecer à frente da concorrência.

Obviamente que, as ferramentas de uso corporativo não seriam suficientes se não estivessem preparados também para o futuro. A tecnologia oferecida pela nuvem, nesse contexto, chega para potencializar os benefícios comerciais que os sistemas integrados tradicionais oferecem, e pode acompanhar as organizações no caminho para o sucesso.

É fato que, nos últimos tempos, a adoção de sistemas online tem se mostrado crescente, e não demora muito para entendermos o motivo. Setores do mercado de diversas atividades reconhecem os benefícios oferecidos e veem como eles afetam sua produção, colaboração, segurança e receita.

Sabendo que a tecnologia para nuvem é totalmente escalável e capaz de acomodar grandes mudanças, separamos neste artigo  vantagens que um software de gestão online pode oferecer à sua empresa. Continue lendo.

Vantagens do software de Gestão na nuvem para sua empresa

1. Facilidade de Acesso Para o Trabalho Remoto

O principal atrativo dos sistemas de gestão em nuvem que listamos aqui, é que eles podem ser acessados de qualquer lugar, o que é extremamente útil se você tiver uma equipe que precisa trabalhar fora do escritório, por exemplo. Isso também significa que, se você quiser trabalhar em casa, mas esqueceu de consultar algum documento  importante enquanto estava na empresa, poderá fazer login na sua conta e acessá-lo tranquilamente. Isso é possível, porque a computação em nuvem utiliza uma estrutura composta por servidores virtuais distribuídos pelo mundo que podem ser acessados de qualquer lugar e dispositivo utilizando uma conexão de internet.

Falando nisso, geralmente o trabalho remoto é associado à redução de custos para companhias e seus funcionários, o que economiza tempo e dinheiro que, de outra forma, seria utilizado ​​em viagens, transporte, veículos ou combustível. Porém, em situações adversas, como o coronavírus de Wuhan, a utilização de um software de gestão 100% online se torna uma vantagem competitiva das empresas que precisam continuar suas atividades fora do prédio em que trabalham. Nesse sentido, as tecnologias modernas facilitam a continuidade dos negócios.

Usando uma plataforma web, seus colaboradores podem manter suas horas e carga de trabalho enquanto estiverem em home office. Gestores e gerentes, em contrapartida, conseguem acompanhar atividades registrados pelos funcionários na ferramenta e outros indicadores que correspondem ao tempo trabalhado. A adoção de um aplicativo que esteja sempre conectado é importante ainda para manter a continuidade dos processos que envolvem  a empresa, seus clientes e fornecedores. Sem ele, será difícil manter o fluxo do trabalho em situações extremas.

Outros benefícios incluem:

2. Redução de Custos

Outro fator que atrai muitos empreendimentos para ferramentas online é o baixo custo de implantação. Os softwares hospedados em um servidor externo geralmente envolvem uma taxa de assinatura mensal ou anual e pouco ou nenhum custo inicial de configuração, bem como treinamento e suporte para utilização dos módulos – tudo isso  em poucas horas.

Os donos do negócio também não precisam gastar muito dinheiro investindo em aparatos de hardware e na compra ou manutenção de equipamentos, pois tudo o que precisam para acessar seu ambiente é um navegador de internet. Isso mesmo! O único investimento necessário para o trabalho, no caso do ERP baseado em nuvem, é a estação de trabalho para entrada de dados com conexão à Internet. Podemos concluir que, de fato, isso já reduz drasticamente os custos com a operacionalização dos novos sistemas.

No caso de empresas que migram para softwares de gestão online a partir de uma instalação local, elas também terão economia imediata, pois não precisam mais gerenciar seus próprios data centers. Isso pode ser eficaz para empreendimentos menores, onde os custos com TI normalmente podem causar um grande impacto no orçamento dessas organizações. Por outro lado, também permite que sua equipe interna se concentre em outras questões mais importantes, em vez de gastar seu tempo gerenciando servidores.

Nota-se que o investimento inicial em ERP virtualizado é geralmente muito menor. Portanto, o software local pode ser visto como um investimento; as soluções em nuvem, no entanto, como custos operacionais regulares.

3. Segurança das Informações

Como muitas organizações, sua empresa está preocupada com a confiabilidade dos parceiros que administram suas plataformas. E por uma boa razão. Ao usar o software comercial, envolvem-se dados relacionados à  companhia, como as transações financeiras realizadas, informações sobre fornecedores ou mesmo listas de clientes. Com isso, a segurança é um aspecto fundamental na tomada de decisão para contratar uma solução na nuvem. Essa é, na verdade, uma questão que ainda deixa muitas donos de negócio inseguros e não é muito difícil entender o porquê, afinal, todos os seus controles estão em um local fora da empresa. 

Mas calma! É importante que você saiba que ao usar uma hospedagem na nuvem, a sobrecarga logística do gerenciamento e da segurança se torna muito mais prática e confiável porque o provedor do serviço lida com requisitos modernos de segurança para administração de seus ambientes.

Os benefícios de segurança do ERP em nuvem incluem gerenciamento de rede por pessoal especializado, backups automatizados, monitoramento aprimorado, controles de acesso, proteção contra ataques e os mais recentes padrões de criptografia.

Um sistema empresarial online ainda permite que você e todos que possuem  direito de acesso compartilhem informações pertinentes a seus processos. Você pode limitar o acesso ao seus usuários, através de permissões. Por exemplo, definir o recurso de configuração para ser acessado apenas pela equipe de gestores de compras ou as demonstrações financeiras para serem visíveis aos tomadores de decisão da empresa. Assim, a segurança dos dados da sua empresa é mantida bem.

Sabemos que, a disseminação do CODIV-19 acelerou a forma das companhias lidarem como trabalho e questões relacionadas à segurança tanto de seu pessoal quanto de suas famílias. À medida que o coronavírus se espalha, o mesmo ocorre com as inovações para combatê-lo. A tecnologia não apenas torna o trabalho em quarentena possível para milhões de pessoas, mas também ajuda a combater o vírus. Graças ao Software de Gestão na Nuvem, é fácil para as companhias tirar proveito das mais recentes capacidades tecnológicas, mantendo uma forte defesa de segurança.

4. Controle de Arquivos e Documentos

Muitas organizações estão adotando soluções digitais de ponta para gerenciar seus arquivos com mais eficiência, mudando de um sistema de armazenamento físico para uma plataforma que guarda documentos digitalmente, devido às vantagens oferecidas.

O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite guardar informações na internet através de um servidor online e acessá-los de qualquer lugar, sempre que necessário. Nele, você e seu time podem deixar qualquer tipo de arquivo como recibos, protocolos, extensões do tipo .pdf, .doc e excel, além de outras informações, sem se preocupar com a memória disponível do computador. Esse método de armazenamento e gerenciamento de documentos é vantajoso também nas situações de riscos de perda de dados.

O armazenamento digital é feito de forma simples e organizada observando fatores como praticidade em localizar e disponibilidade para acessá-los. E olha que vantagem! Como frequentemente precisamos recorrer aos arquivos do escritório, nossos documentos ficam por lá, online. Modelos de propostas, apresentações e contratos estão sempre disponíveis para acesso de computadores e celulares. Isso de fato, agrega muito na produtividade.

Você pode fazer o upload registros no sistema e, ao mesmo tempo, economizar dinheiro. Todos os arquivos que são carregados ficam visíveis para aqueles que possuem acesso. Basta enviar do seu computador que seus documentos automaticamente ficarão disponíveis digitalmente. Sua empresa deixa de imprimir e armazenar documentos em papel (colaborando assim com o meio ambiente também) e ainda otimiza o tempo gasto procurando informações. O controle de suas operações torna-se então mais prático com uso da tecnologia.

Tome a decisão e comece a usar sistemas online hoje

No momento atual, grande parte do sistema produtivo está se convertendo ao trabalho remoto aumentando exponencialmente uso de plataformas e ferramentas digitais. É importante estar ciente de como essas tecnologias podem beneficiar de imediato as rotinas da sua empresa.

Existem diversas vantagens na utilização dos serviços baseados em Software de Gestão na Nuvem nuvem, e destacamos aqui as dos softwares de gestão, que oferecem flexibilidade e agilidade nos negócios, redução de custos com a possibilidade de pagar apenas pelo que se utiliza, acesso à tecnologia de ponta com disponibilidade de seus recursos, além de muito mais segurança. Com isso, a importância das plataformas com serviço online está transformando o papel da tecnologia nos negócios.

Somos conscientes das complexidades que essa pandemia traz para as organizações e do impacto negativo trazido para a economia do país. No entanto, toda situação difícil também pode deixar um legado de aprendizagem. Sua empresa pode vencer esse desafio com processos bem mais ágeis, estruturados e modernos, não é verdade?

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