Um Software para Distribuidora de Alimentos ajuda empresas de atacado e distribuição a otimizar tempo e tornar ágil seus processos de compra e venda, tornando seus fluxos muito mais simples.

Empresas dos mais diversos segmentos de mercado lidam com um grande volume de informações diariamente para controlar suas rotinas. E quando pararmos para pensar em seus processos, todas elas enfrentam muitas das mesmas dificuldades. Entretanto, existem algumas particularidades que passam a fazer parte do dia-a-dia de quem decide atuar no ramo do atacado e distribuição. 

Empresas desse segmento tendem a lidar com um volume maior de informações relacionadas aos seus produtos, clientes e fornecedores, pois a quantidade e a diversidade de produtos que chegam ou saem nos galpões dessas empresas é muito alta. Nesse contexto, administrar corretamente a empresa pode parecer um grande desafio, mas com ferramentas e procedimentos adequados é possível controlar tudo de forma efetiva e potencializar todo o ciclo de vida do negócio.

O uso de um software como o ERP para o empreendimento torna toda a operação mais rápida, fazendo com que tudo aconteça de forma fluida e padronizada. Atividades operacionais e administrativas, tais como compras, recebimento, conferência, endereçamento, armazenagem, carregamento, expedição de materiais, vendas e emissão de notas fiscais são beneficiadas com recursos que garantem a aderência do sistema as atividades da empresa.

O uso de um sistema informatizado faz com que se possa ter controle sobre o negócio, sem a necessidade de utilizar inúmeras planilhas ou vários sistemas separados. É possível ainda, saber tudo o que está acontecendo a qualquer momento, pois os setores são integrados em um única plataforma de dados. 

Sabendo disso, um bom software para distribuidora e revendedor de alimentos precisa dispor de recursos que permitam que as informações transitem entre os departamentos. Mas, qual seria o melhor sistema para gerir o seu negócio? 

Detalhamos neste artigo alguns dos principais recursos que um sistema ERP deve oferecer para melhorar a gestão da sua empresa.

Recursos que o Software para Distribuidora de Alimentos precisa ter para otimizar a gestão da sua empresa 

1. Cadastro de Produtos

Todo produto é único, mas é fundamental que seja definido um padrão de cadastro para um controle simplificado. Obviamente, a melhor forma de fazer isso é com um sistema computadorizado.

Ter um cadastro claro e padronizado de cada item no sistema evita confusões sobre o que está e o que não está em estoque e ajuda os vendedores nas negociações com clientes, pois torna-se muito mais fácil a localização daquilo do que ele precisa. Para isso, utilizar um sistema que permita um cadastro de produtos completo, objetivo e eficaz é fundamental. 

Uma dica importante é sempre ter no sistema mais de uma opção para classificar o produto, especialmente por tipo, grupo e categoria, pois com essas chaves é possível catalogar todo portfólio da empresa. Um controle rigoroso de estoque também é fundamental para gerir o negócio. Classificações que possam determinar o almoxarifado, a seção e o local do item facilita o processo de recebimento e a saída de materiais. 

No cadastro do produto, também devem constar informações de datas de entrada e saída de todas as suas movimentações permitindo verificar por onde ele passou. O objetivo principal da ficha do produto é saber o que ele é exatamente, sem ter que ir fisicamente ao estoque verificar com os próprios olhos.

2. Recebimento de Materiais

Não diferente dos demais setores, a área de recebimento e estocagem possui procedimentos para evitar erros e desperdícios. Traçar planos para maior agilidade nas atividades de recebimento é meta de todo empreendedor que pensa em gerenciar bem o seu negócio, além de prestar um atendimento de qualidade a seus clientes.

Os processos que envolvem o recebimento de materiais podem variar de acordo com a empresa, mas todos eles seguem um padrão dentro do processo de compra, passando pela elaboração do pedido para o fornecedor até a liquidação das contas a pagar. 

O departamento de recebimento realiza a conferência do que está sendo recebido (contagem de itens recebidos, a inspeção física, a comparação de mercadorias entre os valores do que consta na ordem de compra com o valor da nota, entre outros), registra as mercadorias recebidas, e notifica o departamento financeiro sobre os pagamentos.

No processo de recebimento, o ideal é fazer a conferência de mercadorias confrontando a nota fiscal recebida com o pedido. O ideal é que se tenha um sistema com recursos que façam a importação do arquivo XML e que registre os itens de forma automática, e que também compare os itens do pedido com os itens da nota recebida, apresentado ao funcionário um dispositivo digital de conferência, onde é possível verificar quantidades incorretas ou encaminhamento para setores de inspeção de qualidade. 

Essas informações ajudam os usuários a identificar os problemas e a planejar soluções. Assim é possível prever melhor os recursos necessários para garantir o fluxo de suas atividades.

3. Planejamento e organização do Estoque

Muitos processos devem fluir livres de burocracias e embaraços para uma empresa ser capaz de oferecer um produto ou um serviço de qualidade. Um exemplo disso é o setor de logística, cujos procedimentos precisam ser ágeis e organizados, pois estão ligados diretamente à satisfação do cliente e à lucratividade da empresa.

É um sistema de gestão de almoxarifados, unidades e centros de distribuição que otimiza todas as atividades operacionais e administrativas do processo de armazenagem, tais como recebimento, conferência, armazenagem, endereçamento, separação, embalagem, carregamento, expedição de pedidos, emissão de documentos e controle de inventário. Ele possibilita também melhorias nos fluxos desses materiais e apresenta a sua localização nos depósitos, tendo como resultados: redução de custos, otimização do tempo, maior nível de organização e consequentemente aumento do nível de satisfação dos clientes.

A gestão do estoque é uma atividade essencial para todo negócio. Apesar disso, é ignorada em muitas organizações por simples desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração ou simplesmente por não contar com o auxílio de boas ferramentas.

No planejamento de estoques, você pode utilizar, por exemplo, o histórico de demandas por período e sazonalidades (épocas do ano que a empresa mais vende). Com isso, você evita compras mal planejadas, um erro que pode causar prejuízos em toda a cadeia do processo, como a estagnação de capital devido à parada de produtos no estoque, seu armazenamento e conservação.

4. Transporte de Produtos

A separação dos itens acontece após aprovação do pedido. A expedição de pedidos e a conferência dos produtos, bem como a preparação da carga para as entregas é feita comparando a quantidade solicitada pelos clientes com a quantidade disponível no estoque. Após este processo, segue-se para a etapa de carregamento dos itens no transporte. De acordo com a característica comuns desses produtos.

Um software para distribuidora de alimentos que possua um controle de vendas integrado com o cadastro de transportadoras é o ideal. Emitir uma relação com os pedidos dos clientes para entrega por transportadora, facilita o dia a dia das empresas na localização dos itens e contribui na execução de processos logísticos mais organizados.

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5. Gestão de Vendas e Faturamento

O faturamento gerado pelas vendas é de fato fonte de receita do negócio. Tanto em relação às empresas que trabalham a venda de produtos, quanto em relação aquelas que são prestadoras de serviços.

Ter relatórios e controles diários e mensais de todas as vendas por unidade é de extrema importância. Controle em relação aos produtos vendidos e sua margem de lucro, clientes recorrentes e seus compradores e vendedores, dentre outras informações. Isso para gerar informações para compor indicadores gerenciais para tomada de decisão que tenha por objetivo aumento na produtividade de sua empresa e volume de venda de produtos e prestação de serviços.

Sendo assim, um acompanhamento de todos os faturamentos, cancelamentos e devoluções referentes às vendas é absolutamente fundamental. Isso para que não se perca nenhuma informação a respeito dos negócios e para que se evite prejuízos na sua empresa, também para que se possa ter uma visão clara a respeito dos resultados alcançados dentro de um determinado período, bem como as metas projetadas para o futuro.

Além desta praticidade, um software de gestão empresarial possibilita a otimização dos processos empresarias, pois se tem a integração de todos os departamentos do negócio a partir dos dados cadastrados. Além disso, é possível se comunicar com outras áreas através do sistema e tudo isso em um único lugar.

Conclusão

Sua empresa utiliza papéis ou planilhas para gerir o negócio? Quanto  tempo você perde tentando unificar todas as informações para gerar relatórios manuais? Ao utilizar um Software para Distribuidora de Alimentos que conta com todos esses recursos apresentados acima, você facilita a comunicação entre as áreas e torna seus fluxos menos custosos. A vantagem global disso é que as horas alocadas em determinados processos podem virar minutos.

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