Conheça a transformação digital nas empresas com a ajuda das melhores ferramentas sugeridas pelo nosso coordenador de TI Nikollas Damman.

A transformação digital nas empresas é um processo que vem chamando bastante a atenção nos últimos tempos, no qual as empresas vêm utilizando suas equipes de tecnologia a fim de melhorar o desempenho, tornando os processos menos burocráticos e reduzindo custos.

Nesse artigo, nós vamos citar algumas dicas e ferramentas que vão impulsionar a transformação da sua empresa de forma eficaz. Nós da OTK já utilizamos a maioria delas há alguns anos, e podemos dizer que o nosso dia-a-dia se tornou muito mais simples e produtivo.

A transformação digital serve para qualquer tipo de empresa?

Sem dúvidas que sim! Na maioria das vezes, a transformação digital impulsiona o crescimento das empresas, já que a maioria das tarefas repetitivas do dia-a-dia acabam sendo substituídas por ferramentas e automatizações. 

Com isso, é possível reutilizar essa mão de obra para agregar novas ideias e soluções para a empresa, contribuindo para as questões mais estratégicas do negócio, além de trazer uma diminuição de despesas significativa.

Porque a transformação digital nas empresas se tornou indispensável?

Hoje é uma das formas mais simples e eficazes para você conseguir aumentar o desempenho da sua empresa rapidamente, com investimentos relativamente baixos e de excelente custo benefício. Conseguimos ver isso através de uma pesquisa da Coleman Parkes Research, que diz que a transformação digital pode aumentar em média 40% da produtividade dos colaboradores e da eficiência operacional.

Além disso, fica muito difícil competir com outras empresas do mercado que já aplicaram essa metodologia ao seu negócio, o que acaba deixando a sua empresa um passo atrás no mercado. Exemplo disso é um dado da Sirius Decision, que diz que nos dias de hoje, 67% da jornada do comprador é feita digitalmente, ou seja, sua estratégia digital é extremamente importante.

Outro ponto é que a pandemia da COVID-19 acabou nos dando uma amostra do futuro, onde boa parte das empresas precisou se adaptar rapidamente, tanto ao trabalho em home office, para não expor seus funcionários aos riscos, quanto ao modelo de negócios, como por exemplo, passar a realizar vendas digitais para atender as demandas do consumidor neste novo cenário. Essa mudança repentina deixou claro como empresas digitalizadas sofreram impactos muito menores ou até mesmo tiveram ganhos durante o período.

Segundo levantamento feito pelo Sebrae e FGV em agosto de 2020, empresas digitalizadas se endividaram menos durante a pandemia do coronavírus. De acordo com a pesquisa, feita com 6 mil pequenas empresas, aquelas com dívidas em dia são as que mais utilizam vendas por redes sociais e ferramentas de gestão online antes dos impactos da pandemia.

Assim, empresas que já estavam adaptadas à transformação digital  tiverem muito mais facilidade em continuar operando sem limitações, tanto na comunicação interna e com clientes, quanto em relação a operação em si. 

Como começar?

Apesar de algumas ferramentas facilitarem bastante e serem protagonistas nessa transição, é bem importante que a equipe de TI e a Diretoria estejam alinhados com essa mudança, pois é essencial que exista uma transformação de mindset em toda a empresa. 

Ou seja, para o sucesso do projeto, é fundamental que a importância dessa transformação seja repassada para todos os colaboradores, já que muitas vezes os processos do dia-a-dia podem ser alterados, tirando muitos da sua zona de conforto e criando resistência por parte deles.

Como implantar?

É bem importante que a sua equipe de TI entenda os processos e o negócio da empresa, para saber lidar com as necessidades e explorar possíveis pontos de melhoria. Após isso, basta que eles procurem as melhores ferramentas que possam vir a agregar e trabalhem em conjunto com as equipes.

Outra dica importante, que funciona bem no caso da OTK, é a equipe de TI trabalhar em conjunto com alguns colaboradores chaves para participarem da fase de testes, pois muitas vezes essas pessoas visam o crescimento da empresa e vão acabar gostando e ajudando a vender a ideia para os demais colaboradores.

9 ferramentas recomendadas e utilizadas pela OTK:

Por fim, estas são as principais ferramentas que aceleraram o processo de transformação digital na nossa empresa e por isso indicamos fortemente o uso de cada uma delas. 

1. DocuSign

O DocuSign veio para desburocratizar os contratos. Através dele, você consegue assinar e enviar documentos para seus clientes e fornecedores e tudo isso é feito de forma digital e na nuvem, com segurança e o valor jurídico da certificação digital ICP-Brasil.

Os benefícios são imagináveis: além de todo o processo de assinatura acontecer muito mais rápido, existe a redução de custo significativa com cartórios e transporte.

Diversas grandes empresas já vêm utilizando no Brasil, inclusive bancos (Banco Intermedium) e seguradoras (como Liberty Seguros, Caixa Seguradora e Sompo Seguros).

2. PontoMais

Indispensável no momento atual em que o home office vem se tornando algo cada vez mais comum, através do PontoMais todos os colaboradores da empresa conseguem registrar o seu ponto de qualquer local. Todas as informações são salvas na nuvem e podem ser consultadas pelos gestores e a equipe de RH a qualquer momento.

Além disso, é extremamente seguro e possui diversas opções, como:

• identificar o local do registro do ponto do colaborador 
• envio de atestados médicos
• solicitações de ajustes dos colaboradores com aprovação dos gestores
• acompanhamento de banco de horas

3. 3CX

Que tal poder atender o telefone fixo da sua empresa de qualquer lugar? Com o 3CX é possível. Utilizando a tecnologia VOIP, você pode atender o telefone da empresa através qualquer computador ou celular, apenas instalando o aplicativo. Além disso, nesta ferramenta é possível criar conferências, transferir chamadas entre ramais, gravar ligações e todas as funções de um PABX comum.

Para fechar com chave de ouro, esses benefícios são acompanhados com um custo inferior a telefonia convencional.

4. Microsoft Teams

A colaboração entre equipes em uma empresa é algo extremamente importante e que assusta bastante os gestores ao pensar na possibilidade do home office, porém, com o Teams essa mudança acaba passando despercebida. 

Essa ferramenta da Microsoft traz diversos recursos para conversação no dia-a-dia, com conferências de vídeo para até 300 pessoas em poucos cliques e criação de canais de times para conversação. Atualmente, essa ferramenta vem se tornando líder de mercado e está em constante evolução.

5. OneDrive

Já foi o tempo em que os arquivos compartilhados pelos funcionários eram salvos em um servidor local da empresa. Com o OneDrive (SharePoint) da Microsoft, é possível salvar e compartilhar os seus arquivos na nuvem com muita segurança e de forma simples.

6. ZenDesk

Nada como entrar em contato com uma empresa em que o suporte é ágil, organizado e funcional, não é mesmo?

O ZenDesk possui diversos recursos para centralizar o atendimento aos seus clientes, além disso, possui funções de autoatendimento para reduzir o volume de chamados no dia-a-dia e pode ser acessado de qualquer local.

7. OTK Web

O OTK Web é o nosso carro-chefe que vem para solucionar todos os seus problemas relacionados ao financeiro, faturamento, compras e estoque da sua empresa.

Através dele você consegue fazer todo o gerenciamento do seu negócio, controlando o contas a pagar e receber, verificando as cotações de seus fornecedores e consultando o seu estoque de qualquer dispositivo, já que todas essas informações são salvas na nuvem e o sistema pode ser acessado a partir de qualquer navegador. 

É possível ainda com o OTK Web automatizar diversas tarefas com a criação de integrações entre todos os departamentos. 

Consequentemente todas essas funcionalidades permitem a eliminação de planilhas no processo, tornando tudo mais ágil e fácil.

8. LastPass

Extremamente importante para os dias de hoje, já que utilizamos diversas ferramentas no dia-a-dia, o LastPass funciona como um cofre de senhas online.

Com ele é possível armazenar as senhas com segurança e acessá-las através de qualquer dispositivo. Ele também oferece dicas para que você não use senhas repetidas e inseguras, o que o torna indispensável para a segurança da sua empresa.

9. RD Station CRM e Marketing

Nossas equipes de comercial e marketing utilizam estas ferramentas de forma integrada, o que faz muita diferença no dia-a-dia trazendo facilidades no gerenciamento e visualização de resultados.

Através do RD Station onde os leads são captados do nosso site e levados ao CRM, para que nosso setor comercial possa desenvolver as oportunidades. Paralelo a isso, toda a nossa comunicação por e-mail e criação de landing pages é feita pelo RD Marketing.

Ambas ferramentas são muito intuitivas e economizam diariamente o tempo dos nossos times. Elas também tem a grande vantagem se estarem na nuvem e por isso são acessadas de qualquer lugar e dispositivo. 

Transformação digital nas empresas: impulsione a sua com essas ferramentas

Nós da OTK esperamos que essas dicas e ferramentas consigam ajudar no seu processo de transformação digital, impulsionando o seu negócio e trazendo bons frutos. Nem todas empresas são iguais e têm as mesmas necessidades, mas acreditamos que as dicas e ferramentas acima vão funcionar para a maioria delas pois podem se adequar bem à qualquer negócio. Aproveite!

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