Para eliminar trabalhos manuais nos processos financeiros da sua empresa, é necessária a implementação da cobrança eletrônica de títulos. Entenda como ela funciona e os 5 processos essenciais que fazem parte deste tipo de cobrança.

Convenhamos que nos dias atuais é preferível realizar serviços bancários de forma totalmente on-line, certo? Receber faturas por e-mail ou aplicativos e realizar pagamentos através da internet, seja em um computador doméstico, do escritório e até mesmo pelo próprio smartphone é muito mais simples! 

Para as organizações não é diferente, dispor de métodos e recursos modernos para manter o controle sobre as finanças é vantajoso também para quem recebe. Mas todas essas facilidades não seriam possíveis sem a ajuda e o avanço da tecnologia que tem inovado o sistema de pagamentos e recebimentos que estamos acostumados.

A cobrança eletrônica de títulos pode ser uma excelente solução para que sua empresa automatize o controle dos recebíveis. Pensando nisso, elaboramos este artigo com todos os termos envolvidos para você entender de vez esse processo. Continue lendo ou clique nos links abaixo para conferir:

1. Boleto Bancário

2. Cobrança Eletrônica

3. Layout dos Arquivos

4. Arquivo de Remessa

5. Arquivo de Retorno

6. Conciliação Bancária

Boleto Bancário

O boleto bancário como parte dessa evolução é um documento que formaliza o processo de cobrança de um título. É um arquivo gerado digitalmente, mas podendo ser impresso para pagamentos com leitores de código de barras. Ele pode ser emitido tanto pelo internet banking quanto por um sistema de gestão financeira. 

No boleto está contido informações de quem pagará o valor, ou seja, o sacado, o valor da cobrança, data de vencimento e o cedente, que é quem receberá os recursos financeiros. Todos os dados informados passam pela validação do sistema bancário. 

Contudo, do ponto de vista empresarial, quando o volume de emissão de títulos é muito alto, o procedimento feito diretamente pelo site da instituição financeira acaba sendo lento e burocrático. Para enfrentar esse desafio, existe a cobrança eletrônica, um recurso que facilita o dia a dia do administrador financeiro permitindo remeter digitalmente a cobrança de vários títulos através de arquivos gerados em outro sistema.

O CNAB provém de recursos e ferramentas necessárias para implementar e controlar as funções de cobrança nas operações comerciais do negócio de forma automatizada. A sigla significa “Centro Nacional de Automação Bancária” e seu objetivo é tornar a emissão e baixa de boletos bancários mais simples através da troca de informações padronizadas entre clientes, empresas e bancos por meio da comunicação eletrônica. Esse padrão foi instituído e, é controlado pela FEBRABAN – Federação Brasileira de Bancos em parceria com a rede bancária.

Todo o processo acontece com a troca de arquivos de texto digitais. O objetivo destes arquivos é fornecer o intercâmbio de  informações entre o sistema da empresa e o sistema do banco sobre os títulos dos clientes, substituindo processos manuais por digitais, ou seja, eliminando o preenchimento a mão de cada título diretamente pelo site do banco. Dentre as suas utilidades, podemos destacar: o registro de boletos e a liquidação de pagamentos. 

Esse método utiliza recursos de tecnologia modernos à disposição do setor bancário, que conferem um perfil inovador e seguro a estas instituições trazendo mais confiabilidade e comodidade tanto para empresas quanto para consumidores.

Sabendo que existem muitas dúvidas e questões sobre a utilização do recurso, neste artigo vamos explicar como o processo de troca de arquivos funciona de forma detalhada.

Cobrança Eletrônica

É necessário saber antes que além das empresas, pessoas físicas podem emitir boletos bancários. Para passar a contar com este serviço é necessário que a pessoa possua uma conta bancária e manifeste o interesse junto a instituição financeira a qual pertence que, através de contrato firmado com o beneficiário, fica responsável pelo controle da cobrança. 

O processo de ativação do produto de cobrança com o banco se dá através da aquisição de uma carteira digital. A carteira define o modo como o boleto será tratado pelo banco, adquirindo uma, a empresa notifica todos os boletos de pagamentos que foram gerados no seu negócio por ela. Sobre os títulos encaminhados, os bancos geralmente cobram uma taxa para registro, independentemente de ele ser pago ou não. Na carteira também podem ser adicionados outros serviços que são opcionais, como: protesto automático em caso de não cumprimento do pagamento, por exemplo.

A abertura uma carteira é  acompanhada por um processo de homologação. É possível homologar mais de uma conta bancária no mesmo banco. Para exemplificar como o processo funciona, usaremos um fluxo simples utilizando a emissão de boletos de cobrança:

• A empresa emissora dos boletos envia um arquivo remessa contendo todas as instruções de cobrança por meio da plataforma disponibilizada pelo banco;
• O banco registra a cobrança e autoriza o envio dos boletos;
• Os clientes recebem os boletos para efetuar o pagamento;
• A empresa verifica diariamente no internet banking a existência de arquivos retorno para download – esses  arquivos contém o status dos títulos foram enviados para cobrança;
• A empresa captura o arquivo baixado no site do banco e faz o upload no software de controle financeiro. Ao ler o arquivo e processar, o software faz a baixa dos boletos que foram liquidados, deixando pendente os demais.

Layout dos Arquivos

Os arquivos estabelecem padrões de remessa e de retorno. Cada modalidade tem a necessidade de preenchimentos específicos e portanto, um layout a ser utilizado.

Existem dois layouts padronizados pela Febraban que os bancos utilizam para realizar a cobrança eletrônica, são eles: o layout de 400 e o de 240 posições. Ambos dizem respeito a quantidade de caracteres possíveis nos arquivos que limitam funções específicas a sua utilização para enviar e receber informações.

Os arquivos, em formato de texto, são constituídos de colunas fixas contendo informações da empresa, do banco e dos clientes. Cada banco possui um manual especificando como o arquivo deve ser preenchido a partir do sistema gerado, pois cada um pode ter variações específicas previstas dentro do layout, porém todos seguem um padrão comum de preenchimento definido  pela FEBRABAN.

Estes arquivos são gerados e armazenados no computador e podem ser enviados ou recepcionados de diversas formas, mas principalmente pela plataforma bancária.

Arquivo de Remessa

Uma remessa é o nome dado ao arquivo enviado pela empresa para o banco. Ele contém instruções que são lidas e decodificadas pelo sistema bancário. Diversas instruções de cobrança podem ser enviadas por meio de um único arquivo. As mais comuns são:

• Registrar ou dar baixa em boletos;
• Pagar títulos, impostos ou pagamento de funcionários.

Além disso é possível incluir instruções para cobrança de juros e multas por atraso ou oferecer descontos ao seu cliente pelo pagamento à vista, por exemplo. Após criar uma remessa e concluí-la, você deve enviá-la para o banco, para que assim os boletos sejam registrados e possam ser pagos pelos clientes.

Além disso é possível incluir instruções para cobrança de juros e multas por atraso ou oferecer descontos ao seu cliente pelo pagamento à vista, por exemplo. Após criar uma remessa e concluí-la, você deve enviá-la para o banco, para que assim os boletos sejam registrados e possam ser pagos pelos clientes.

Arquivo de Retorno

As empresas necessitam saber sobre o status de suas cobranças para verificar pagamentos e evitar confusões e erros no financeiro. O retorno é o nome dado ao arquivo que contém a devolutiva das cobranças pelo banco, ou seja, todo arquivo de remessa enviado ao banco gera um arquivo de retorno, nele se dá o resultado do processamento das informações anteriormente enviadas. 

Neste arquivo o banco informará sobre baixas dos pagamentos, descontos concedidos, acréscimos recebidos, protestos efetuados do referido título em relação ao sacado/pagador. Em seguida realizará o crédito da importância paga, caso haja, na conta bancária do cedente/beneficiário. 

A recepção deste arquivo é necessária já no sistema de controle financeiro que gerou a remessa, pois atualizará o status dos títulos. No arquivo retorno o que identificará a situação do título é a “ocorrência”, e se a ocorrência enviada pelo banco, por exemplo, indicar que o boleto foi pago, o sistema conciliará automaticamente o mesmo após a leitura deste arquivo.

Conciliação Bancária

A conciliação financeira é a atividade de comparar as movimentações existentes em uma conta bancária com as existentes no controle do sistema de gestão. Basicamente essa atividade se resume em verificar se o valor do controle interno estão idênticos ao do banco.

Para facilitar a conciliação entre o que existe no banco e o que está registrado no sistema, existem extratos eletrônicos que facilitam o processo e reduzem a chance de erros. Se uma movimentação for feita no banco e o lançamento não estiver no controle financeiro, o processo de conciliação o identificará.

A conciliação bancária por meio de arquivos otimiza todo o fluxo de trabalho dos administradores que se preocupam em gerenciar bem suas finanças, pois são informações confiadas e validadas pelo banco.

Conclusão

A cobrança eletrônica é um processo que as empresas podem usar para receber pagamentos de forma rápida, prática e segura, sem perder tempo com digitação. Além disso otimiza a conferência dos pagamentos, sendo uma solução completa para o envio de cobrança e de pagamentos por arquivos digitais que envolvem o sistema de controle financeiro, o sistema bancário e clientes em uma plataforma de linguagem comum.

A cobrança através de arquivos melhora a eficiência e economiza tempo da equipe, além de reduzir as taxas de erro, pois tudo passa pela auditoria dos sistemas bancários. A cobrança eletrônica ainda conta com a emissão de boletos pagamentos pelo sistema financeiro e você pode enviá-los por e-mail aos clientes. Tudo isso ainda pode ser integrado ao sistema vendas. 

Se isso soa como algo do qual sua empresa possa se beneficiar, saiba mais sobre como um software de gestão financeira pode ser uma boa opção para o seu negócio. Conheça o sistema OTK!

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