Um ERP na nuvem, durante este período de distanciamento social, pode contribuir ainda mais com seu trabalho em home-office. Confira como neste artigo!

A computação em nuvem é um termo que abrange muitos serviços relacionados a T.I.  De um modo geral, ela permite que pessoas acessem de qualquer lugar aplicativos de software que são executados em recursos de computação compartilhados, como: processadores, memória e armazenamento em disco, via Internet. Esses recursos computacionais são mantidos em data centers remotos dedicados a hospedar várias aplicações nas mais diversas plataformas. O ERP, os sistemas de CRM e até mesmo um serviço de e-mail são alguns exemplos desses aplicativos hospedados pela nuvem.

O ERP – Enterprise Resource Planning é um software de gestão administrativo completo que organiza todos os aspectos da empresa e integra áreas e processos do negócio, fazendo com que você tenha controle sobre tudo o que está acontecendo, através de recursos como: controle financeiro, de clientes, de vendas, de compras e estoque, emissão de notas fiscais de serviço, relatórios e muito mais.

Mas afinal, o que é ERP na nuvem?

Falando sobre o ERP na nuvem, ele existe para potencializar as funções do ERP local, oferecendo às empresas acesso a seus aplicativos críticos a qualquer momento e em qualquer lugar. Por ser totalmente online, pode ser acessado diretamente de um navegador do notebook, celular ou tablet, bastando uma boa conexão com a internet. 

O ERP na nuvem geralmente têm custos iniciais muito mais baixos, porque os recursos utilizados por ele são alugados, em vez de comprados diretamente e mantidos no local. Embora tecnicamente a única diferença entre o ERP na nuvem e o ERP local seja onde o software está localizado, há outras diferenças significativas. Nesse artigo explicamos também algumas das principais características e vantagens do software ERP em nuvem.

Na prática, um ERP na nuvem significa maturidade, solidez e aderência às novas tecnologias

A nuvem é particularmente valiosa para pequenas e médias empresas porque fornece acesso a aplicativos completos a um preço razoável, sem um gasto inicial substancial em hardware e software, como já falamos um pouco. Com um sistema que centraliza informações do negócio na nuvem, não há necessidade de alternar entre diversas ferramentas ou digitar dados em vários locais separados, papéis ou planilhas. 

Ninguém consegue administrar um negócio sozinho com cada departamento funcionando separadamente do outro, não é verdade? A colaboração entre as áreas de uma empresa é parte crucial dos negócios, especialmente porque a operação geralmente envolve mais de um departamento. Como os dados inseridos em sua ferramenta online são centralizados e consistentes, não há motivo para que os departamentos não possam trabalhar juntos, compartilhando informações e colaborando sempre que necessário.

Compartilhar dados também é mais fácil. Com um software na nuvem, os usuários simplesmente precisam do seus direitos de acesso ao mesmo sistema com suas senhas exclusivas. Esse processo elimina a necessidade de enviar arquivos grandes por e-mail e também o trânsito de papéis. Muitos dos dados que ficam na nuvem são compartilhados entre colegas de trabalho. E se você tiver usuários em vários locais como filiais, o software de na nuvem será um verdadeiro benefício. 

Uma nova onda de tecnologia tornou possível a computação em nuvem

O advento dos sistemas integrados de gestão empresarial transformaram e influenciaram fortemente as alterações de processos de negócios nas companhias.

Novas tecnologias foram introduzidas, como disponibilidade generalizada da Internet, baixo custo de dispositivos móveis, expansão do poder de computação e disponibilidade massiva de armazenamento. Isso eliminou a necessidade de empresas lidarem com problemas de hardware e permitiu que seus funcionários trabalhem de qualquer lugar, a qualquer momento.

Opções de implantação soluções ERP baseadas em nuvem

Existem 3 formas de soluções de ERP baseadas em nuvem, que são:

SaaS ou Software como Serviço

O provedor de soluções em nuvem compartilha o hardware ou o servidor com muitas pequenas empresas. Assim, uma pequena taxa de serviço ou uma taxa de assinatura é cobrada por cada usuário ou empresa inscrita na sua solução ERP. Este é o modelo mais popular para pequenas empresas, pois a taxa de assinatura é incrivelmente menor quando comparada ao custo de implementação do ERP no local.

Software como serviço (SaaS): esse método de implantação é um modelo combinado de licenciamento e entrega de software, no qual o sistema é licenciado com base em assinatura e hospedado pelo fornecedor que fica responsável pela administração do ambiente, tudo por um preço que normalmente é um valor fixo. 

ERP dedicado

Cada cliente ou empresa possui um servidor dedicado. Isso é relativamente caro, mas preferido por algumas organizações.  Neste caso, como o servidor não é compartilhado, as bases de dados de cada empresa ficam separadas. Dessa forma, dados de uma empresa não influenciam as outras, pois cada empresa possui um servidor de hospedagem dedicado.

ERP híbrido

Certos módulos do ERP estão no modelo convencional e os demais estão no modelo baseado em nuvem. Empresas com a instalação existente de ERPs convencionais podem adotar esse modelo para atualizações e módulos adicionais. Eles podem reter o ERP já implementado no local e, ao mesmo tempo, utilizar os modelos baseados na nuvem para obter funcionalidades adicionais.

Em suma, os principais fatores para decidir sobre o tipo de ERP vai de acordo com a necessidade de cada empresa, para software em nuvem, são:

O custo de implementação de um ERP no local que inclua recursos humanos e de TI novos ou atualizados é muito alto. Acrescente a isso o custo de treinar os funcionários para usar um novo sistema. Se a organização tiver recursos limitados, uma solução de ERP em nuvem é a melhor opção.

Os custos de manutenção e atualização para implementações no local serão mais altos que as soluções de ERP em nuvem, enquanto que as atualizações para um ERP baseado em nuvem são feitas de forma online para minimizar o tempo de inatividade e podem ser realizados em horários não comerciais, como durante a madrugada, não influenciando assim no trabalho dos colaboradores.

Mais vantagens do ERP na Nuvem

1. Reduz custos de várias maneiras

• Evita custos iniciais de infraestrutura para computação, como hardware e servidores de banco de dados;
• Reduz serviços de suporte de profissionais de TI, porquê o suporte é fornecido pelo data center;
• Elimina pagamentos de licenças de software de aplicativo em favor de taxas mensais de manutenção;
• Reduz o custo de manutenção e suporte aos softwares, uma vez que o fornecedor da nuvem lida com as atualizações.

Aqui se destaca que uma das vantagens de um sistema online é que ele é atualizado em tempo real; portanto, não importa se você está usando o software de manhã, à tarde ou de um local remoto. A oportunidade de se comunicar, compartilhar informações e usar dados é sempre disponível e precisa.

Mantendo todos esses fatores em mente, a organização pode decidir se deve adotar uma solução baseada em nuvem.

2. Elimina erros e retrabalhos

Como empresário, você sabe bem que para se antecipar a problemas, informações corretas são necessárias e fundamentais, e até mesmo para resolução de problemas do negócio.

A precisão das informações e de processos está entre as principais preocupações do responsável de uma empresa. Afinal de contas, é preciso lidar com um grande volume de informações e de diferentes setores diariamente. Na verdade, a precisão é preocupação necessária para todos os tipos de empresas, porque um pequeno erro pode levar a perdas significativas. 

Geralmente empresas que utilizam planilha acabam tendo esforços duplicados, tendo que lançar dados em tabelas, gerar boletos manualmente, analisar extratos e outros muitas atividades que são feitas de forma separada, onde os erros ficam mais propícios a acontecer. Felizmente, um software em nuvem mantém você longe desses tipos de problema. Depois que os dados são inseridos, o sistema se utiliza destes para dar continuidade em novas operações. Como você não está constantemente digitando os mesmos dados, a incidência de erros diminui.

É bastante claro que os erros também são um tópico comum de avaliação de um sistema e também parece evidente que empresários estão procurando soluções sobre esse assunto.

Extra – Entenda as opções de licenciamento: compra ou assinatura

A discussão sobre a nuvem está em por toda parte, assim como os termos da nuvem, que podem resultar em confusão e conceitos errados. Aqui está uma breve definição de termos comuns:

Opções de licenciamento: compra ou assinatura.

Compra ou Licença Perpétua: Estes termos se referem a quando uma empresa compra uma licença de software. A empresa paga para possuir a licença e ter acesso vitalício ao produto.

Assinatura: A empresa paga uma taxa anual ou mensal pelo uso da licença do software. As atualizações para o software geralmente estão incluídas no preço da assinatura.

Para finalizar: obtenha ajuda no processo de avaliação de ERP

Esteja você apenas começando seu processo de avaliação de ERP ou prestes a tomar uma decisão, queremos ajudá-lo a encontrar as informações corretas.

Se sua empresa pretende adotar um sistema de gestão em nuvem ou já possui um, é importante considerar as características e benefícios que listamos neste artigo para testar sua aderência.

Nossos especialistas em soluções ERP em nuvem estão prontos e dispostos a responder todas as suas perguntas e ajudar você a começar a escolher a solução certa para o sua empresa. Ficou com dúvidas? Fale conosco: [email protected] ou 11 4810-8181. 

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