A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento eletrônico com validade jurídica que atende ao atual modelo nacional de documentação fiscal digital exigido pelo Governo Federal. Por se tratar de um documento com existência apenas digital, ele pode ser emitido e armazenado eletronicamente e tem sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente e pela recepção pelo Fisco do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

O modelo substitui a emissão do documento fiscal em papel (nota fiscal modelo 1 e 1-A) e tem o mesmo objetivo de documentação, para fins fiscais, das operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços ocorrida entre as partes.

O projeto de implantação da NF-e é conduzido pela Secretaria da Fazenda e prevê a obrigatoriedade de utilização por determinados setores, sob pena de multas em casos de descumprimento dos prazos estabelecidos. Clique aqui para ler nosso post sobre a obrigatoriedade da NF-e.

Atualmente é utilizado o Layout 3.10, contendo diversas mudanças em relação aos layouts anteriores, garantindo ainda mais segurança nas operações de emissão da NF-e. A OTK Sistemas já está preparada para atender essas exigências.

O certificado digital é a garantia da validade jurídica da nota fiscal eletrônica. Todas as empresas que emitem a NF-e devem ter pois ele funciona como uma carteira de identidade virtual que permite a identificação de uma pessoa nas transações realizadas por meio eletrônico. Confira aqui o post no nosso blog sobre como funciona e como obter o Certificado Digital.

Ele funciona como uma carteira de identidade virtual, que permite a identificação de uma pessoa em transações realizadas por meio digital que necessitem validade legal. Assim, essa tecnologia confere a mesma validade jurídica ao documento assinado digitalmente do que um documento assinado em papel.

Para obter o Certificado Digital, a empresa deve escolher entre um das Autoridades Certificadoras (AC) da ICP-Brasil e solicitar a emissão do certificado digital de pessoa física ou pessoa jurídica e depois seguir os procedimentos solicitados pela AC.

Para maiores informações sobre como obter o Certificado Digital, consulte o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e ele serve como um instrumento auxiliar para a consulta da NF-e e para acompanhar o trânsito das mercadorias, pois é uma via impressa simplificada da Nota Fiscal.

O DANFE não tem o mesmo valor fiscal e assim não pode substituir uma NF-e. Sua função é apenas facilitar a consulta da NF-e, pois ele contém uma chave de acesso que permite o contribuinte a consulta na internet para a verificação da efetiva existência / legalidade da NF-e relacionada.

Existem diversas vantagens da Nota Fiscal Eletrônica em relação a antiga Nota Fiscal em papel. Confira abaixo as principais vantagens para quem emite a NF-e (vendedores):

• Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente;
• Redução de custos de aquisição de papel;
• Redução de custos de armazenamento de documentos fiscais. A redução de custos abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação;
• GED – Gerenciamento Eletrônica de Documentos: A NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;
• Simplificação de obrigações acessórias (Dispensa do AIDF – Autorização de Impressão de Documentos Fiscais);
• Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;

Existem diversas vantagens da Nota Fiscal Eletrônica em relação a antiga Nota Fiscal em papel. Confira abaixo as principais vantagens para os destinatários a NF-e (compradores):

• Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, pois o sistema extrai as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso representa uma redução de custos de mão de obra para efetuar digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
• Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
• Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência apenas digital que atende ao atual modelo de registro de operações de prestação de serviços implantado por legislação em diversos municípios brasileiros. Por se tratar de um arquivo digital, ele é gerado e armazenado eletronicamente e tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente.

O modelo substitui a necessidade de emissão das tradicionais notas fiscais impressas e é de total responsabilidade dos prestadores de serviços sujeitos ao Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN).